Sobrestimamos el evento y subestimamos el proceso, cada sueño realizado ocurrió gracias a la dedicación de un proceso.
No es difícil documentar los procesos de trabajo, pero lleva tiempo. Sin embargo, vale la pena porque te ayudará a determinar si los procesos son eficientes o si hay pasos que se pueden eliminar o cambiar. Y si estás a punto de automatizar parte de tu trabajo, la documentación de los procesos actuales es una necesidad absoluta.
El uso de un método paso a paso para documentar tus procesos te ayudará a hacerlo de manera rápida y eficiente. Te sugiero usar un método de diez pasos:
Paso 1 – Nombre del proceso.
Para comenzar, escribe el nombre del proceso junto con una descripción.
Paso 2 – Límite de los procesos.
Identificar los puntos de inicio y final del proceso. ¿Qué desencadena el proceso para comenzar? ¿Cómo sabes cuándo se hace?
Paso 3 – Salida del proceso.
Identificar lo que produce el proceso.
Paso 4 – Entradas del proceso.
Identifica qué se necesita para realizar el proceso y de dónde proviene.
Paso 5 – Procesar las actividades.
Haga una lluvia de ideas sobre las actividades (qué) que deben realizarse para obtener el proceso de principio a fin. Indica esto en un formato de verbo / objeto (por ejemplo, aprobar solicitud, firmar papeleo, distribuir formulario, etc.). No te preocupes por la secuenciación de las actividades en este momento, solo has una lluvia de ideas libremente. Las notas adhesivas pueden ser muy efectivas para este paso. Solo escribe una actividad en cada nota.
Paso 6 – Organización del proceso.
Toma todos los elementos de la lluvia de ideas que identificaste y ordénalos en el flujo del proceso. Asegúrate de identificar los puntos de decisión clave a medida que construyes la imagen de su proceso.
Paso 7 – Revisión del proceso.
Echa un vistazo a la secuencia como un primer control de calidad. ¿Se ve completo según los límites que definiste en el Paso 2?
Paso 8 – Procesar roles.
Identifica los roles (quién) que completarán las actividades para el proceso. Asigna un rol a cada paso de la actividad.
Paso 9 – Proceso de transcripción.
Coloca los pasos en un programa de software de diagrama de flujo en un formato de carril de nado.
Paso 10 – Revisión del proceso final.
Reúne a los participantes y revisa el proceso. Asegurar la aprobación de todos los miembros del equipo es importante.
En el próximo episodio hablaremos de días y semanas de descuentos.
Bueno ventajoso esto es todo por hoy.
Antes de terminar sigue la conversación ¿Ya tienes procesos establecidos en tu negocio?
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